Ferrovial - Informe Anual 2010

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Gestión de compras

La División de Construcción, a fin de optimizar sus el procesos de compras, dispone en los países en los que está trabajando de procedimientos de compras y seguimiento de la calidad de proveedores unificados a nivel global, que tienen unos principios y métodos de trabajo comunes que permiten un tratamiento unificado en los aspectos sustanciales común a nivel de Empresa, pero adaptados a las particularidades de cada país. Esto permite gestionar las compras de forma globalizada, conociendo las compras más importantes en cada país y sumando necesidades a nivel mundial, asegurando en todo caso que las compras se realizan en las mejores condiciones de precio posibles y a proveedores que pueden asumir los requisitos técnicos, de calidad, sociales, medioambientales, etc. exigibles, garantizando la igualdad de oportunidades en el proceso de contratación. 

Los procedimientos se aplican a todas las compras (o alquileres) de productos y servicios que están incluidos en los Planes de Control de Procesos de las obras/Planes de Calidad, que exigen requisitos medioambientales específicos, o que tienen una incidencia económica relevante. En todos los casos se garantiza:

  • Amplia concurrencia de ofertantes.
  • Igualdad de información y trato justo a los proveedores.
  • Decisión de adjudicación justificada, con niveles de aprobación establecidos, y basada en la competitividad.
  • Mantenimiento de una relación estrictamente profesional con los proveedores.

El procedimiento regula el proceso completo desde la identificación de necesidades de compras, planificación de las compras, la petición de las ofertas, su el estudio de las ofertas, el proceso de negociación, la selección del proveedor y su proceso de aprobación, la elaboración del pedido/contrato, la recepción de los productos y servicios y la evaluación de la calidad del suministro o servicio.

La gestión de compras comprende tres categorías:

  • Compras de gestión centralizadas. Las que correspondan a productos o servicios homogéneos y de compra frecuente, en la que se pueda obtener mejores condiciones por la negociación de grandes volúmenes. Las que correspondan a productos o servicios homogéneos, con reducido número de proveedores en el mercado y elevado volumen de compra frecuente: en la que Se pueden obtener mejores condiciones por la negociación de grandes volúmenes.
  • Compras de gestión conjunta entre la Dirección de Aprovisionamiento y las obras. Las que correspondan a productos o servicios no homogéneos (diferentes para cada obra), con reducido número de proveedores en el mercado y elevado volumen de compra: Se pueden obtener mejores condiciones por la negociación coordinada con las obras.
  • Compras de gestión descentralizada. El resto de compras gestionadas desde las obras, con el apoyo requerido desde la Dirección de Aprovisionamiento. En todo caso, el sistema de compras debe garantizar que los productos o servicios cumplen los requisitos de calidad, precio, comportamiento medioambiental y salud y seguridad.

El proceso de compras en obra es el siguiente:

  • Identificación de las necesidades de compra y planificación de compras El Jefe de Obra identifica las necesidades de compra y las incluye en una Planificación de Compras, que se mantiene actualizada de acuerdo al programa y al avance de la obra. El Jefe de Obra elabora las especificaciones de compra que se incluyen en los pedidos y contratos. Cuenta como ayuda para ello con las mediante el uso de aplicaciones informáticas de Aprovisionamiento, el Sistema Integrado de Calidad (SIC) y bases de datos de especificaciones tipo.
  • Solicitud de Ofertas El Jefe de Obra o la Dirección de Aprovisionamiento según el tipo de compra o lo acordado con la obra, realiza la petición de ofertas por medio de Internet o métodos tradicionales, aportando la documentación necesaria para garantizar al proveedor el conocimiento de la calidad y especificaciones requeridas.
  • Recepción de ofertas, elaboración del cuadro comparativo, negociación y selección de la mejor oferta El número de proveedores debe ser amplio para garantizar la competitividad en el proceso. Las ofertas se incluyen en un cuadro comparativo, que sirve para analizar las ofertas recibidas y preparar la negociación. En caso de que el número de proveedores sea menor de tres, la persona que elabora el cuadro deberá justificarlo por escrito. El proceso de negociación con los proveedores no debe finalizar hasta que el Jefe de Obra o persona que gestione no esté razonablemente segura de que ha obtenido las mejores condiciones posibles, requiriendo la ayuda de sus superiores o de la Dirección de Aprovisionamiento cuando lo estime oportuno. Para potenciar la transparencia en el proceso de compras y la concurrencia de nuevos proveedores, Ferrovial dispone de una opción específica en la web corporativa, donde publica las principales compras gestionadas en cada momento. Las ofertas han de ser homogéneas para que la selección del proveedor sea objetiva.
  • Adjudicación de la compra y aprobación y visados La Dirección de Aprovisionamiento o el Jefe de Obra, dependiendo de quién gestione la compra, seleccionan la mejor oferta. Si la oferta seleccionada no es la más competitiva, se deberá justificar la decisión adoptada. Antes de realizar la propuesta de adjudicación, es obligatorio comprobar que el proveedor no figura como “rechazado” en el Catálogo de Proveedores. Las propuestas de adjudicación deben ser aprobadas por escrito al menos por el inmediato superior, y dependiendo del volumen de la compra, por niveles superiores adicionales.
  • Elaboración del pedido o contrato Las compras deben formalizarse mediante pedidos o contratos siguiendo los modelos de la Empresa, y deben ser firmados por personas con poderes tanto del proveedor como de nuestra empresa.
  • Recepción de materiales y trabajos realizados por subcontratistas El control de recepción sobre los materiales y equipos y el control de ejecución de los trabajos realizados por los subcontratistas, permiten garantizar que la calidad recibida coincide con las especificaciones técnicas de lo contratado. 
  •  Facturación y pagos Las facturas se reciben y controlan en la obra o centro de producción correspondiente, comprobando que lo facturado coincide con lo recibido. Para evitar que lo facturado y consiguientemente los pagos a proveedores, sobrepasen lo contratado, disponemos de un sistema informático de control de facturación y pagos.
  • Evaluación de proveedores: seguimiento de la calidad de proveedores Desde cada obra se realiza una evaluación de los proveedores más relevantes, lo que permite realizar un control y un seguimiento del cumplimiento de plazos, calidad, capacidad técnica, precios, además de comportamiento medioambiental, seguridad y salud que tienen un peso relativo mayor al resto de factores.

Cualquier proveedor con tres incidencias en un año o con incumplimientos muy graves, pasa a la situación de "rechazado", lo que le inhabilita para trabajar con nuestra Empresa durante un período mínimo de 3 años.

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Ésta es una versión electrónica del Informe Anual 2010 elaborado por Ferrovial, S.A. para sus stakeholders, y pretende ser una versión completa y precisa. Los contenidos de esta versión se pueden comprobar tomando como referencia la versión impresa. Se puede acceder a una copia de esta versión en formato PDF en esta página web